Privacybeleid - Gentse Gidsen

Home

Privacybeleid

Dit Privacybeleid regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door Gentse Gidsen VZW (hierna: “Gentse Gidsen”, “wij”, “we”, “ons”) wanneer u:

a) onze website bezoekt (https://www.gentsegidsen.be , hierna aangeduid als: “website”);

b) met ons wenst te communiceren via e-mail, telefoon en sociale media (hierna: “sociale mediakanalen”, bijvoorbeeld Facebook);

c) bij ons aansluit als gids of lid of deelneemt aan onze activiteiten.

d) bij ons een reservering maakt en online betaalt

1. ALGEMEEN

1.1. Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Gentse Gidsen VZW, Godshuizenlaan 2b, 9000 Gent, België, met ondernemingsnummer 0409.675.837. U kan met ons contact opnemen via e-mail naar administratie@gentsegidsen.be.

1.2. Wanneer verwezen wordt naar bepaalde wetten of regelgevingen, omvat een dergelijke verwijzing ook elke wijziging, vervanging of nietigverklaring van vermelde wetten of verordeningen, inclusief alle gerelateerde uitvoeringsbesluiten.

1.3. Gentse Gidsen behoudt zich het recht voor om het Privacybeleid naar eigen goeddunken te wijzigen of aan te passen. Een dergelijke wijziging of aanpassing zal worden gecommuniceerd via de website.

2. SOORTEN PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

2.1. Wanneer u gebruik maakt van onze website en sociale mediakanalen, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen:

technische informatie over het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem;
informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u de pagina bezoekt, op welke links u klikt, welke pagina's u bezoekt en hoe vaak u de pagina bezoekt.

2.2. Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of sociale mediakanalen, verzamelen wij:

de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer;
de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie van ons u correspondeert, de datum, tijdstip, enz);
uw voorkeuren met betrekking tot het ontvangen van onze emailcommunicatie, zoals informatie over onze activiteiten, enz.;
alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

2.3. Wanneer u bij ons lid wordt, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens over u in het kader van uw lidmaatschap:

de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer;
financiële gegevens, met name uw rekeningnummer;

2.4. Wanneer u bij ons gids wordt, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens over u in het kader van uw lidmaatschap:

de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, geboortedatum;
financiële gegevens, met name uw rekeningnummer;
portfoliogegevens (gegidste talen en onderwerpen);
uw foto.

2.5. Wanneer u bij ons een reservering maakt via de website, e-mail, telefoon of sociale mediakanalen, verzamelen wij:

de basis identiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer;
de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie van ons u correspondeert, de datum, tijdstip, enz);
uw voorkeuren met betrekking tot het ontvangen van onze emailcommunicatie, zoals informatie over onze activiteiten, enz.;
alle andere persoonsgegevens die u ons verstrekt.

3. DOELEINDEN WAARVOOR GENTSE GIDSEN UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKT

3.1. Gentse Gidsen gebruikt uw persoonsgegevens om u op een gepaste en efficiënte manier te voorzien van de informatie die u aanvraagt via e-mail, telefoon of sociale mediakanalen.

3.2. Wij zullen uw persoonsgegevens ook verwerken wanneer u bij ons een aanvraag indient om lid of gids te worden, in het kader van de normale ledenadministratie van onze vereniging. Indien u wenst deel te nemen aan onze activiteiten, verwerken we de persoonsgegevens hoger aangegeven om uw deelname te faciliteren. We verwerken uw persoonsgegevens tevens om u en de andere deelnemers achteraf over de afgelopen activiteiten te kunnen informeren, bijvoorbeeld aan de hand van sfeerbeelden.

3.3. We verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde agenten of vertegenwoordigers van de wetshandhaving, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of -organen, inclusief bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.

Gentse Gidsen kan eveneens op eigen initiatief uw persoonsgegevens overmaken aan de politie of aan de gerechtelijke autoriteiten als bewijs of indien er gerechtvaardigd vermoeden bestaat van een onwettige handeling of misdrijf bij het gebruik van onze website, sociale mediakanalen of andere communicatie met ons, in het kader van uw lidmaatschap of bij deelname aan onze activiteiten.

3.4. Gentse Gidsen kan uw persoonsgegevens verwerken ter bescherming van de legitieme belangen van Gentse Gidsen, in het bijzonder ter vrijwaring van onze bewijsvoering ter voorbereiding van of tijdens een geschillenregeling of gerechtelijke procedure alsook om onze website, sociale mediakanalen en activiteiten veilig te houden.

4. RECHTSGRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

4.1. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.1 beschreven doeleinde geeft u uw uitdrukkelijke toestemming wanneer u uw verzoek om informatie overmaakt.

4.2. De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.2 beschreven doeleinde is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die we met u hebben als lid, gids of deelnemer aan onze activiteiten.

4.3. De verwerking van uw persoonsgegevens voor de in artikel 3.3 genoemde doeleinden is noodzakelĳk om Gentse Gidsen in staat te stellen haar wettelĳke verplichtingen na te komen.

4.4. De verwerking van uw persoonsgegevens voor het in artikel 3.4 genoemde doeleinde is noodzakelĳk voor het gerechtvaardigde belang van Gentse Gidsen, namelijk om:

ons in staat te stellen ons in gerechtelijke en buitengerechtelijke procedures te verdedigen;
onze website, sociale mediakanalen en activiteiten te vrijwaren van misbruik en illegale activiteiten.

5. ONTVANGERS EN DOORGIFTEN

5.1. Gentse Gidsen verstuurt uw persoonsgegevens in principe slechts op identificeerbare wijze naar uzelf en naar andere deelnemers voor zover dat kadert in het verslaggeven van afgelopen activiteiten. We kunnen uw persoonsgegevens ook overmaken naar de derden hieronder omschreven en naar bevoegde overheids- en gerechtelijke instanties indien deze ons daarom verzoeken.

U begrijpt echter dat als u gebruik maakt van onze sociale mediakanalen, uw persoonsgegevens ook worden verwerkt door de aanbieders van sociale media. Meer informatie over de manier waarop deze aanbieders van sociale media uw persoonsgegevens verwerken, vindt u in hun respectievelijke privacybeleid.

5.2. We werken samen met een externe verwerker om u de website te verstrekken.

6. KWALITEITSGARANTIES

6.1. Gentse Gidsen doet haar uiterste best om enkel die persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de doelstellingen te bereiken zoals hoger omschreven.

6.2. Uw persoonsgegevens worden enkel bijgehouden zo lang als nodig voor het bereiken van de doelstellingen zoals hierboven beschreven of tot op het moment dat u uw toestemming voor de verwerking ervan terugtrekt. We zullen uw persoonsgegevens de-identificeren wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven beschreven tenzij:

er een doorslaggevend belang is van Gentse Gidsen of een andere derde partij om uw persoonsgegevens identificeerbaar te houden;
er een wettelijke of regelgevende verplichting bestaat of een gerechtelijk of administratief bevel dat ons ervan weerhoudt ze te de-identificeren.

6.3. We zullen de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of diefstal alsook van onopzettelijk verlies, vervalsing of vernietiging. U begrijpt echter dat veiligheid en beveiliging inspanningsverbintenissen zijn en nooit kunnen gegarandeerd zijn.

7. UW RECHTEN

7.1. U hebt het recht om inzage te vragen van al uw persoonsgegevens verwerkt door Gentse Gidsen, die op u betrekking hebben. Gentse Gidsen behoudt zich het recht voor om een administratieve kost aan te rekenen voor meerdere opeenvolgende toegangsaanvragen, die Gentse Gidsen duidelijk overlast of schade willen toebrengen.

7.2. U hebt het recht te vragen dat alle persoonsgegevens die op u betrekking hebben en onjuist zijn, kosteloos verbeterd worden. Indien een verzoek om correctie wordt ingediend, moet dit verzoek vergezeld zijn van het bewijs van de gebrekkige aard van de gegevens waarvoor correctie gevraagd wordt.

7.3. U hebt het recht om te verzoeken dat persoonsgegevens die op u betrekking hebben, verwijderd worden, indien ze niet langer vereist zijn in het licht van de doeleinden hierboven beschreven of indien u uw toestemming intrekt. U moet echter in gedachten houden dat een verzoek om verwijdering door Gentse Gidsen zal worden geëvalueerd tegenover:

doorslaggevende belangen van Gentse Gidsen of een andere derde partij;
wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of rechterlijke bevelen die een dergelijke verwijdering kunnen tegenspreken.

7.4. In plaats van verwijdering kan u ook vragen dat Gentse Gidsen de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt als en wanneer (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking ervan onwettig is, (c) u uw recht van verzet uitoefent of (d) de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven beschreven, maar u deze gegevens nodig heeft om uzelf in rechte te verdedigen.

7.5. U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens onder artikel 4.4 indien u aangeeft dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen in verband met uw bijzondere omstandigheden zijn die een dergelijk verzet rechtvaardigen.

7.6. U hebt het recht om van ons in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat alle persoonsgegevens te ontvangen die u ons hebt verstrekt onder artikel 4.1.

7.7. Indien u een verzoek wenst in te dienen om een of meerdere van bovenvermelde rechten uit te oefenen, kan u een e-mail sturen naar administratie@gentsegidsen.be . Een e-mail met het verzoek om uitoefening van een recht zal niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens buiten wat nodig is voor het behandelen van uw verzoek. Een dergelijk verzoek moet duidelijk het recht vermelden dat u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor indien dit vereist is. Het moet ook gedateerd zijn en ondertekend, en vergezeld van een digitale gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst.

Gentse Gidsen zal u onmiddellĳk in kennis stellen van de ontvangst van dit verzoek. Indien het verzoek gegrond blĳkt, zal Gentse Gidsen u zo spoedig mogelĳk en uiterlĳk dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek daarvan in kennis stellen.

Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Gentse Gidsen, kunt u altijd contact opnemen met Gentse Gidsen via het e-mailadres vermeld in het eerste lid van dit artikel. Indien u niet tevreden bent met het antwoord van Gentse Gidsen, staat het u vrĳ een klacht in te dienen bĳ de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.